Charte de protection des données personnelles

Préambule

La protection des données, permettant d’identifier des personnes physiques et la nouvelle étape franchie le 25 mai 2018 avec l’entrée en application du « Règlement Général sur la Protection des Données » (RGPD), constitue pour nous une opportunité et non une contrainte.
En effet nous considérons que la responsabilité accrue des entreprises dans la gestion de leurs données, alliée aux principes de transparence et de loyauté, constitue le fondement de notre éthique professionnelle et des relations de confiance que nous développons avec nos clients.
La présente politique (ci-après la « Politique ») a pour objet d’informer les utilisateurs (ci-après l'"Utilisateur") du site internet kelorga.net, (ci-après le " Site") de la manière dont leurs données à caractère personnel sont traitées et de présenter les engagements de la SAS KELORGA pour assurer la protection de ces données.
En application de la Règlementation Informatique et Libertés, le responsable de traitement des données à caractère personnel est la SAS KELORGA dont le siège social est situé 3 rue de Franche Comté – BP 311 - 50103 CHERBOURG-EN-COTENTIN, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de CHERBOURG-EN-COTENTIN sous le n° 539 017 871 (ci-après la « Société » ou « Nous »).
Nous souhaitons vous informer par l’intermédiaire de notre charte de protection des données personnelles de la manière dont nous collectons et traitons vos données.
En consultant le site internet KELORGA ou en utilisant les progiciels et services proposés par KELORGA, vous acceptez les règles de collecte et d’utilisation des informations décrites ci-après.
Le cas échéant, la Politique s'applique concomitamment aux conditions générales des prestations KELORGA.

1. Qu’est ce qu’une donnée personnelle et qu’est ce qu’un traitement ?

« Donnée à caractère personnel » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne concernée »), directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
« Traitement de données personnelles » désigne toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement).

2. Quelles données collectons-nous auprès de vous ?

Données client :
Lorsque vous souscrivez à un contrat d’abonnement aux solutions KELORGA, nous recueillons les données suivantes à votre sujet (ci-après désigné les « Données client ») :

• Raison sociale du client
• Les coordonnées de votre entreprise
• N°.SIREN
• Votre nom, prénom, civilité
• Vos coordonnées téléphoniques professionnelles, votre adresse e-mail
• L’adresse de votre lieu de travail
• Votre fonction
• Les identifiants et mot de passe d’accès à nos solutions
• Données relatives à la transaction telles que le numéro de la transaction, le détail de l'achat, de l'abonnement, ou du service souscrit ;
• Documents contractuels
• Données relatives à nos échanges dans le cadre du suivi de la relation commerciale

Dans tous les cas, nous nous engageons à ne collecter que les données strictement nécessaires à l’exercice de nos missions et à ne les utiliser que pour les finalités annoncées dans le contrat

Données prospects :
Lorsque vous complétez les formulaires sur notre site web ou lorsque vous nous contactez par tout autre moyen (appels téléphoniques, courriers, emails, rendez-vous professionnels, etc.), nous sommes susceptibles de collecter, avec votre consentement :

• Votre adresse e-mail
• Votre numéro de téléphone (fixe, portable), votre adresse e-mail
• La raison sociale de votre entreprise
• La nature de son activité professionnelle
• Votre nom, prénom, civilité
• Votre fonction
• Cookies et adresse IP (voir section 9)
• Données relatives à vos échanges avec nous concernant nos services et les demandes/questions que vous nous posez ainsi que nos réponses
• Données en lien avec l’exercice de vos droits (telles que vos directives sur le sort de vos données en cas de décès)

3. A quoi-nous servent les données que nous collectons ?

• Les traitements que nous mettons en œuvre répondent à une finalité explicite, légitime et déterminée.
• Les données sont traitées principalement pour les finalités suivantes :
• L’exécution du contrat que nous avons conclu avec le client (ex. : fournir nos solutions et assurer leur support et leur maintenance, assurer la réversbilité) ;
• Le respect des obligations légales (ex. : la facturation).

Selon la finalité pour laquelle les données sont utilisées, la base juridique sur laquelle repose le traitement de données à caractère personnel peut être :

• Le consentement de l’Utilisateur ;
• Notre intérêt légitime ;
• L’exécution d’un contrat, et plus précisément la fourniture des services requis par l’Utilisateur.
• Des obligations légales dès lors que la législation en vigueur impose le traitement des données.

4. La collecte et le traitement de vos données personnelles sont-ils obligatoires ?

Afin d’exercer vos droits, tels que rappelés au point 11 de la Politique de Confidentialité, la communication d’un justificatif d’identité pourra être requise. La non-communication peut nous empêcher de répondre à vos demandes. Cette exigence de fourniture de données à un caractère règlementaire.
La collecte d’autres données peut être obligatoire. Toutes les données dont la collecte est obligatoire, la nature contractuelle ou règlementaire de cette obligation de fourniture, ainsi que les conséquences de l’absence de fourniture des données concernées sont alors portées à votre connaissance directement lors de la collecte.

5. Qui sont les destinataires des informations que nous collectons ? ou bien partageons-nous vos données personnelles ?

Nous pouvons être amenés à communiquer des données :

• à nos sous-traitants (Hébergeur principalement). Nos sous-traitants sont tenus d’une obligation de confidentialité et de sécurité, ainsi que d’autres obligations énumérées dans le RGPD. Nous choisissons avec soin nos sous-traitants et demeurons en tout état de cause responsables du traitement de vos données à caractère personnel par nos sous-traitants ;
• à certaines professions réglementées telles que des avocats, notaires, commissaires aux comptes ;
• aux autorités financières, judiciaires, administratives ou agences d’Etat, organismes publics et autorités de régulation auprès desquelles KELORGA peut, notamment dans le cadre d’une procédure, d’un litige, d’un contrôle et/ou d’une requête être tenue de divulguer certaines données, sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation ;
• à nos ayants droit ou successeurs éventuels.

6. Où stockons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont stockées soit dans nos bases de données soit dans celles de notre prestataire de service d’hébergement de données.

7. Transférons-nous vos données en dehors de l’espace européen ?

Nous ne transférons aucune donnée en dehors de l’Espace Economique Européen.

8. Vos données personnelles sont-elles conservées en sécurité ?

Nous avons pour objectif de toujours conserver vos données personnelles de la manière la plus sûre et la plus sécurisée, et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie par le traitement. Dans cette perspective, nous prenons les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher dans toute la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci.

9. Combien de temps sont conservées vos données personnelles ?

Informations que vous nous nous transmettez dans le cadre d’un contact commercial
Les données utilisées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant trois ans maximum à compter de la date de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect, sauf autorisation du prospect ou durée spécifique imposée par une disposition légale ou réglementaire.
Données recueillies automatiquement
Nous ne conservons pas les données personnelles et/ou informations relatives à la navigation de l’utilisateur du site au-delà de la durée nécessaire aux finalités du traitement concerné. Les données de navigation seront conservées 6 mois maximum en application des préconisations de la CNIL.

Données client

Données relatives à l’exercice des droits

10. Collectons-nous votre adresse IP et vos témoins de connexion (cookies) ?

Nous sommes susceptibles de collecter votre adresse IP et votre type de navigateur à des fins d’administration de nos systèmes et/ou d’établissement de statistiques et sans identifier une quelconque autre information individuelle.
Dans certains cas, nous sommes également susceptibles d’utiliser des cookies qui correspondent à des petits fichiers de lettres et de chiffres téléchargés sur votre terminal lorsque vous accédez à notre site web, à nos progiciels. Nous utilisons principalement les cookies pour vous reconnaître lorsque vous vous connectez à nouveau à nos services et pour afficher un contenu susceptible de correspondre à vos centres d’intérêts.
Les paramètres par défaut des navigateurs internet sont habituellement réglés de manière à accepter les cookies, mais vous pouvez facilement changer cela en modifiant les paramètres de votre navigateur. Toutefois, veuillez noter que si vous choisissez de désactiver les cookies, il se peut que certaines parties de nos services ne soient pas accessibles.
Le site Internet utilise des cookies. En cliquant sur le bouton « OK » du bandeau s’affichant lors de votre visite de notre site, vous acceptez l’utilisation des cookies de la manière décrite ci-dessous.

10.1 Quels types de cookies utilisons-nous ?

Les cookies sont de petits fichiers d’information déposés par KELORGA ou par des tiers sur votre terminal (smartphone, tablettes, disque dur de votre ordinateur, etc.) lors de votre navigation sur notre site ou sur les sites et applications de tiers ou lors de l’utilisation de nos solutions.
D’autres technologies similaires, comme les pixels ou tags, peuvent également être utilisés sur notre site ou nos solutions.
Les cookies contiennent des informations que le site Internet de KELORGA, de tiers et les solutions de KELORGA utilisent pour rendre les communications entre vous et votre navigateur plus efficace. Les Cookies identifient votre ordinateur plutôt que vous-même en tant qu’utilisateur individuel.
Nous utilisons des cookies de session et des cookies permanents. Les cookies de session sont des petits fichiers d’informations temporaires qui sont supprimées lorsque vous fermez votre navigateur Internet.
Les cookies permanents sont de petits fichiers d’informations plus durables qui sont enregistrés et demeurent sur votre terminal jusqu’à ce qu’ils soient supprimés. Les cookies permanents se suppriment après une certaine période de temps, mais ils sont renouvelés à chaque fois que vous consultez le site internet de KELORGA, de tiers ou que vous utilisez les solutions KELORGA.
Nous utilisons des technologies similaires aux cookies de session et aux cookies permanents pour enregistrer et accéder à des informations sur le navigateur ou l’appareil, qui utilisent des unités locales et un stockage local, notamment les cookies HTML5, Flash et autres méthodes.
Ces technologies peuvent être utilisées sur tous vos navigateurs. Dans certains cas, l’utilisation de ces technologies ne peut pas être contrôlée par le navigateur et nécessite des outils spéciaux.

Lorsque vous naviguez sur l’un de nos sites, les cookies suivants peuvent être déposés et/ou lus sur votre terminal.

10.2 Pourquoi utilisons-nous les cookies ?

Nous utilisons les cookies afin :

• optimiser la présentation de notre site aux préférences d'affichage de votre terminal (résolution d'affichage, système d'exploitation utilisé, etc.) ou aux choix de langues, lors de vos visites selon les matériels et les logiciels de visualisation ou de lecture que comporte votre terminal ou selon votre zone géographique ;
• vous permettre d'accéder à votre espace personnel sur notre site et de rester connectés sur cet espace ;
• mémoriser des informations relatives à un formulaire que vous avez rempli sur notre site ;
• établir des statistiques et des volumes de fréquentation et d'utilisation de notre site, notamment le nombre de visites, le domaine d’où proviennent les visiteurs, les pages que les visiteurs consultent sur le Site Internet et la zone géographique approximative dans laquelle sont situés les visiteurs ;
• mettre en place des mesures de sécurité (par exemple afin de vous demander de vous connecter de nouveau après un certain laps de temps d’inactivité sur notre site).
• analyser la performance, la manière d’utilisation, des fonctionnalités, de notre site Internet et de nos solutions et les améliorer

10.3 Cookies de tiers

Notre Site Internet utilise les Cookies du tiers suivant : Google Analytics, afin de générer des statistiques et de surveiller la performance du site internet et l’utilisation que vous en faites.

10.4 Opposition à l’utilisation de Cookies

En cliquant sur le bouton « OK » du bandeau s’affichant lors de votre visite de notre site, vous consentez à l’utilisation de ces cookies sur ce site.
Vous pouvez toutefois, si vous le souhaitez, refuser le recours à des cookies en utilisant le lien : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout ou bien après avoir donné votre consentement, retirer partiellement ou totalement ce consentement.

10.5 Suppression des cookies

Si vous souhaitez supprimer les cookies qui sont déjà dans votre ordinateur, vous pouvez le faire. Si vous utilisez un PC et un navigateur récent, appuyez sur CTRL + MAJ + SUPPR simultanément. Si les raccourcis ne fonctionnent pas sur votre navigateur, veuillez consulter la page d’aide pour le navigateur en question. Veuillez toutefois noter que si vous n’acceptez pas les cookies de notre site Internet, vous pouvez rencontrer certaines difficultés dans votre utilisation du site Internet et vous pouvez être dans l’incapacité d’accéder à tout ou à une partie de ces fonctions.

10.6 Conséquence de l’opposition à l’utilisation de cookies et de la suppression des cookies

Si vous refusez le dépôt de cookies ou leur lecture ou si vous supprimez les cookies qui ont été déposés sur votre terminal, le fonctionnement normal de notre site est susceptible d’être entravé. Tel pourrait être le cas si vous tentez d'accéder à votre compte, ce qui nécessite de vous identifier et de vous permettre de rester connecté en naviguant de page en page. Tel pourrait également être le cas lorsque nous ou nos prestataires ne pourront pas reconnaître, à des fins de compatibilité technique, le type de navigateur utilisé par votre terminal, ses paramètres de langue et d'affichage ou le pays depuis lequel votre terminal semble connecté à Internet. Le cas échéant, nous déclinons toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé de notre site résultant de l'impossibilité pour nous d'enregistrer ou de consulter les cookies nécessaires à leur fonctionnement et que vous auriez refusés ou supprimés.
Pour en savoir plus sur les cookies et autres traceurs sur internet, les moyens de vous opposer à leur utilisation et plus généralement vos droits, nous vous invitons à consulter le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), et notamment son dossier intitulé « Maîtriser mes données » accessible à l’adresse : https://www.cnil.fr/fr/maitriser-mes-donnees ou encore la rubrique consacrée aux cookies : https://www.cnil.fr/fr/cookies-traceurs-que-dit-la-loi ; www.cnil.fr/vos-droits/vos-traces/les-cookies/conseils-aux-internautes/). La CNIL a aussi réalisé une vidéo pour tout savoir sur les cookies. La vidéo est accessible ici : www.cnil.fr/vos-droits/vos-traces/les-cookies/#c5554.

11. Quels sont vos droits sur vos données personnelles et comment pouvez-vous accéder à vos données personnelles ?

En application de la Règlementation Informatique et Libertés, l’Utilisateur dispose des droits suivants :

• Droit à l’information : nous vous informons de façon claire, transparente, compréhensible et aisément accessible sur la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel et sur vos droits, notamment grâce à la présente Charte.
• Droit d’accès : vous pouvez avoir communication d’une copie de vos données à caractère personnel que nous traitons en nous contactant aux coordonnées ci-dessous. Cette communication est gratuite et est traité immédiatement par nos services. Elle se fait en règle générale par e-mail (également par courrier postal sur demande).
  Nous pourrons toutefois exiger le paiement de frais pour toute demande de copie supplémentaire. Nous communiquons volontiers quelles sont les données personnelles que nous avons enregistrées sur vous.
  Pour obtenir un renseignement détaillé, veuillez nous faire savoir à quel type de données personnelles vous souhaitez avoir accès. Afin de pouvoir nous assurer que la personne qui fait la demande est bien celle qu'elle prétend être, nous avons besoin d'une preuve d'identité.
  Il peut s'agir de la copie d'un document d'identité officiel. Veuillez noircir les numéros de série et de passeport ou faire en sorte qu'ils soient invisibles. Nous utilisons cette copie exclusivement à des fins d'identification et de traitement de la demande.
• Droit de rectification : Vous pouvez nous demander de rectifier vos données à caractères personnels si elles sont inexactes ou périmées ou de les compléter si elles sont incomplètes, en nous contactant aux coordonnées ci-dessous.
• Droit d’opposition : Vous pouvez nous contacter aux coordonnées ci-dessous pour nous faire part de votre souhait de ne plus recevoir de communication commerciale ou de lettre d’information de notre part.
• Droit à l’effacement : Vous pouvez demander la suppression de vos données à caractère personnel en nous contactant aux coordonnées ci-dessous. Veuillez noter que nous sommes susceptibles de conserver une trace de vos données à des fins d’archivage (en particulier lorsque la loi nous l’impose ou pour des motifs légitimes).
• Droit à la limitation : Dans certains cas, vous pouvez demander la suspension du traitement de vos données à caractère personnel.
• Droit à la portabilité : Vous pouvez nous demander de récupérer ses données à caractère personnel afin d’en disposer. Cela s’applique uniquement aux données fournies lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l'aide de procédés automatisés.
• Droit d’introduire une réclamation : Vous avez le droit de saisir et d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente au sein de votre pays. Vous êtes invité à nous contacter aux coordonnées ci-dessous avant d’introduire toute réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente. Nous nous engageons à répondre aux demandes d’exercice de droits dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux.

12. Comment notre charte est-t-elle mise à jour ?

Nous pouvons être amené à modifier occasionnellement la présente charte. Lorsque cela est nécessaire, nous vous en informerons. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à notre politique de confidentialité.
Nous adaptons et actualisons régulièrement les présentes informations sur la protection des données. En cas de modifications significatives qui pourraient concerner des droits d'utilisateurs des solutions KELORGA, nous communiquerons ces modifications au préalable et informerons des possibilités d'opposition existantes. Ces informations sont fournies sous forme écrite (p. ex. par e-mail).

13. Comment nos salariés s’engagent-ils à respecter cette charte ?

Chaque collaborateur de KELORGA a signé un engagement de respect de la confidentialité des informations et données personnelles auxquelles il peut avoir accès.

14. Comment nous contacter pour toute question relative à la présente charte ou pour toute demande relative à vos données personnelles ?

Pour toute question relative au traitement des données personnelles, vous pouvez contacter par voie postale à KELORGA SAS - 3, rue de Franche Comté - CS 5031150103 CHERBOURG-EN-COTENTIN ou par voie électronique à : contact@kelorga.net.